Trong nỗ lực tìm kiếm câu trả lời cho bài toán “năng suất kinh doanh”, Trí tuệ nhân tạo (AI) và Bots là những thuật ngữ nhận được nhiều sự quan tâm nhất. Để tận dụng những phương pháp mới này, các nhà quản lý cần xác định các công cụ tự động hóa phù hợp nhất. Chúng sẽ giúp xử lý mọi sự gián đoạn trong tổ chức của họ.

Tự động hóa các quy trình quản trị

Một số hoạt động trong kinh doanh có mức độ tự động hóa dễ dàng hơn các chức năng khác. Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) có thể nhanh chóng xử lý các tác vụ có tính lặp lại với sai số tối thiểu. Công nghệ này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian của đội ngũ nhân viên. Một số phần mềm đa dụng sẽ được ứng dụng cùng với các hệ thống CNTT hiện có. Qua đó, tích hợp đầy đủ với các công cụ Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) và Nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Phần mềm RPA đã được ứng dụng thành công trong một số hoạt động của lĩnh vực tài chính, bao gồm:

  • Kiểm soát Tài chính & Báo cáo Đối ngoại
  • Giải ngân tiền mặt
  • Kế toán tổng hợp
  • Quản lý khách hàng tốt hơn

Những người tiêu dùng am hiểu về mạng Internet đã quá quen thuộc với việc quản lý công việc của họ một cách trực tuyến. Việc tích hợp công nghệ tự động hóa hiệu quả sẽ giúp đáp ứng được sự kì vọng của khách hàng. Đồng thời, điều này cũng sẽ củng cố thương hiệu của công ty và tối đa hóa việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.

 Chatbot trí tuệ nhân tạo

Chương trình này giúp xử lý các câu hỏi của khách hàng một cách hiệu quả mà không làm tiêu tốn thời gian quý báu của đội ngũ nhân viên. Việc ứng dụng công nghệ Chatbot là một giải pháp có tính hiệu quả mà chí phí không quá cao. Chương trình này sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và quản lý các câu hỏi của khách hàng một cách hiệu quả.

Cổng thông tin tự phục vụ

Cho phép hàng loạt các quy trình được xử lý từ xa. Những quy trình đó bao gồm thu hút khách hàng mới, quản lý giao dịch, hỗ trợ khách hàng và truy vấn cơ sở dữ liệu tri thức. Đường dây liên lạc mở này cung cấp nhiều lựa chọn thông qua trang web của công ty. Qua đó, tiết kiệm thời gian, nâng cao mức độ hài lòng cũng như cải thiện khả năng giữ chân khách hàng lâu dài.

Kết hợp kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên với các công cụ tự động hóa

Tuy rằng vai trò của trí tuệ nhân tạo đang ngày càng lớn dần, một số tác vụ quản lý tài chính vẫn cần có sự can thiệp của con người. Các tác vụ đó bao gồm:

  • Thẩm định
  • Quản lý rủi ro
  • Quản lý ngân quỹ
  • Phân tích và lên kế hoạch tài chính
  • Thuế

Tự động hóa sẽ ngày càng lấn sân sang các lĩnh vực này trong tương lai. Hiện nay, đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm vẫn giữ vai trò ra quyết định quan trọng.

Xử lý các tác vụ có mức độ phức tạp cao hơn

Bất kì hoạt động nào phụ thuộc vào sự can thiệp của con người chắc chắn sẽ khó khăn hơn để tự động hóa. Các hoạt động đó bao gồm:

  • Phát triển kinh doanh
  • Quan hệ đối ngoại
  • Kế toán quản trị

Trong những lĩnh vực này phần mềm đóng vai trò hỗ trợ cho hoạt động của đội ngũ bán hàng và marketing.

Ví dụ:

  • Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cung cấp một giải pháp thay thế có tính tập trung cho các bảng tính và hoạt động lưu trữ hồ sơ thủ công. Nó đảm bảo rằng các Quản lý bán hàng tuân thủ chặt chẽ  chi tiết chương trình tương tác với khách hàng. Các thành viên đội ngũ bán hàng, tiếp thị và quản lý sẽ luôn được tiếp cận với những thông tin mới nhất. Qua đó, việc quản lý khách hàng được cải thiện đáng kể.
  • Phần mềm Tiếp thị qua Email tự động hóa việc tiếp cận khách hàng bằng cách cho phép tương tác nhanh hơn và có tính mục tiêu cao hơn. Các thông điệp được tùy chỉnh tối đa hóa độ hiệu quả của cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng mới và hiện có.
  • Các ứng dụng Tự động hóa Tiếp thị đưa việc xác định thị trường mục tiêu lên một cấp độ cao hơn. Ngoài ra, nó giúp các nhà tiếp thị sáng tạo nội dung, phân khúc thị trường nâng cao và các kỹ thuật nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

Tài trợ thương mại: một ngành công nghiệp đang dần “chuyển mình”

Mặc dù cung cấp 15 nghìn tỷ đô la mỗi năm cho hoạt động thương mại toàn cầu, tài trợ thương mại vẫn là một quy trình chủ yếu dựa trên giấy tờ. Các tài liệu quan trọng như Vận đơn và Hóa đơn vẫn còn dưới dạng bản in. Bản sao giấy của chứng từ vận chuyển được trao đổi khi hàng hóa di chuyển dọc theo chuỗi cung ứng

Tuy nhiên, sự thay đổi đang đến rất nhanh chóng. Ngày nay, một nền tảng tài trợ thương mại như Velotrade sẽ giúp giảm thiểu các tác vụ quản trị thông qua tự động hóa. Velotrade sử dụng tự động hóa khi kết nối các nhà cung cấp và nhà đầu tư với nền tảng. Họ sử dụng Giao diện lập trình ứng dụng (API) để kết nối với các ngân hàng, công ty kế toán và cổng thương mại điện tử.

Velotrade sử dụng OCR để giảm thiểu sự can thiệp của con người khi kiểm tra các số liệu trên hóa đơn. Khách hàng có thể theo dõi trạng thái của giao dịch thông qua trang web tự phục vụ trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Tuy nhiên, một số thủ tục kiểm tra tín dụng và quy trình vẫn cần được thực hiện thủ công. Điều này cần thiết bởi vì nó đóng vai trò như một phần trong quá trình sao lưu bảo mật. Ngoài ra, để đáp ứng các yêu cầu cần được tuân thủ nghiêm ngặt từ các quy định tài chính.

Để đảm bảo luồng khách hàng mới ổn định, đội ngũ Velotrade đã phát triển hệ thống CRM nội bộ. Hệ thống này đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đội ngũ bán hàng bận rộn.  Giúp quản lý được nguồn gốc của khách hàng tiềm năng và lên lịch theo dõi để tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.

Giải quyết các vấn đề liên quan đến những thay đổi mang tính tổ chức

Các công cụ tự động hóa sẽ mang lại nhiều lợi ích tiềm năng cho các công ty. Các lợi ích đó bao gồm từ cải thiện hiệu suất kinh doanh cho tới tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực.

Tuy nhiên, để đạt được thành công cũng bao gồm nhiều thách thức mà đội ngũ quản lý phải đối mặt.

Những công cụ mới cho phép số hóa và tự động hóa có thể thay đổi nhanh chóng các quy trình kinh doanh. Đội ngũ quản lý chịu áp lực phải đưa ra các quyết định đúng đắn cho công ty dựa trên việc phân tích tình huống nhanh chóng. Ví dụ: hoạt động bán hàng đang chuyển dịch từ mô hình nhân viên – khách hàng sang mô hình tự phục vụ trực tuyến.

Tuy nhiên, việc chuyển dịch như vậy đòi hỏi sự phân tích nhanh chóng không kém từ đội ngũ quản lý. Nó cũng đòi hỏi sự hỗ trợ và phản hồi hiệu quả từ đội ngũ nhân viên của công ty.

Những thay đổi này sẽ có tác động đáng kể đến đội ngũ nhân viên và văn hóa nơi họ làm việc. Việc quan tâm và đánh giá các phản hồi đóng vai trò vô cùng thiết yếu trong quá trình thực hiện.

Trước khi ứng dụng tự động hóa, bước đầu tiên chính là cần đảm bảo rằng có một nền văn hóa làm việc bền vững và thân thiện. Nó có thể giúp các thành viên trong đội ngũ hấp thụ các tác động của những thay đổi với mức độ gián đoạn tối thiểu.

Theo cách này, các tổ chức có thể chuyển dịch một cách suôn sẻ. Ngoài ra, nó đảm bảo rằng mỗi cá nhân hiểu rõ hơn về các quy trình mới và cách họ có thể bị ảnh hưởng.