Automation is the key to future business efficiency. Process and Automation are best fit

自動化:提升經營效率的關鍵

文章日期:2021年11月5日

人工智能和自動化科技已是大勢所趨,成為許多企業用來提高經營效率的方法。要發揮流程自動化的最大優勢,管理人員需要充分瞭解不同工具或服務的特性,謹慎挑選最適合企業經營模式的軟件,並減少對團隊的影響。

自動化管理流程

在某些工作範疇,自動化技術已相當成熟。一個完善的通用軟件能夠基於公司的IT基礎架構來運作,涵蓋並優化不同的工作內容。

透過整合企業現行的IT系統與自動化軟件,企業可以有效地簡化工作流程,同時節省員工時間。

這些演算法能夠協助員工快速地處理重複事項,從而減低人為錯誤。常見的自動作軟件類別包括:

  • 業務流程管理(Business Process Management, BPM)
  • 光學字元辨識(Optical Character Recognition, OCR)
  • 機器人流程自動化(Robotic process automation, RPA)

機器人流程自動化 (RPA) 已應用於金融領域的多項業務,例如:

  • 財務控制與報告
  • 現金支付
  • 一般會計
  • 客戶關係管理

不少精通互聯網的消費者已習慣在線上平台管理個人事務,因此企業可以結合數碼化平台與自助服務,提升顧客服務的水平。同時,自動化工具使企業能夠更加善用資源,亦有利於提升公司的品牌價值。

以聊天機械人應對客戶查詢

聊天機械人 (又稱智能客服 Chatbot AI) 能高效地處理大量的客戶查詢,並且無需佔用員工寶貴的工作時間。

你可以理解這種自動化軟件為基於人工智能運作的客戶服務專員,同時具備客製化選項,協助企業及時地同步應對各類查詢。

這類型服務不僅容易負擔,還更能為銷售對象提供專業支援,有效管理客戶的信息,提升公司的潛在銷售額。

Intercom便是其中一款廣泛使用的自動化客服軟件。

自助服務渠道

自助服務渠道 (Self-Service Portals) 使得許多流程都可以在遠端執行,如客戶引導、交易管理、客戶支援、資料庫查詢等。

現今社會,顧客至上的經營觀念尤為重要。企業透過建立線上的溝通渠道及介面,可以提供更多樣化的遠端服務,有效為雙方節省時間,提高客戶滿意度,在長遠來說有助改善客戶保留率。

另一邊廂,員工的滿意度亦同樣不容忽視。Appogeehr便是幫助公司管理人力資源的服務,可以統一處理位於世界各地的員工的事宜。

揉合團隊經驗和自動化的優點

儘管人工智能的應用愈發廣泛,但部分財務管理的工作仍然需要一定程度上的
人為判斷,例子包括:

  • 審計
  • 風險管理
  • 財資管理
  • 財務規劃和分析
  • 稅務

今後,發展自動化工具及人工智能應用服務的企業將進一步踏足這些領域,而各行各業都更加需要經驗豐富的管理人員來擔當重要的決策角色。

自動化與繁複的日常操作

雖然自動化科技越漸成熟,但大多數基於人際互動的工作範疇都是更難於完全自動化的,舉例來說:

  • 業務發展
  • 對外關係
  • 會計管理

儘管如此,自動化軟件有效支援銷售及行銷團隊的個人化需求,企業則可以針對指定的範疇,使用不同種類的應用程式。

例子:
客戶關係管理系統 (Customer Relationship Management System) 能有效減省日常整理試算表的人手,更可妥善地集中保存客戶記錄。同時,與客戶的溝通過程和業務進展變得一目了然,這確保銷售團隊可以按既定的詳細計劃與不同客戶進行商談。另外,銷售、行銷和行政部門可以同步從資料庫中取得各項目的最新資訊,從而顯著改善客戶管理的流程。

電郵行銷軟件可以幫助企業鎖定目標客戶群,配合客製化的郵件內容,更快速高效地將合適的資訊傳播至用戶端。透過如Mailchimp的自動化行銷軟件,企業可以活用現有及潛在客戶的資料庫作推廣之用。

行銷自動化應用程式有助細化行銷策略,提高精準行銷的效益。另外,這些軟件還有助內容創作,改善市場劃分,開發潛在客戶及市場。

貿易融資:正值轉型期的行業

全球貿易活動的融資額已高達每年15萬億美元,然而不少融資方在處理貿易融資的手續時,還是要求申請人遞交傳統的實體文件。

原因是在不少國家,重要文件如提貨單和發票依然以列印本作準。而當貨物沿著供應鏈運輸時,運輸人員仍會交換相關貨運文件的列印本。

不過,改變僅是轉眼間的事,無紙化通關亦已在各地陸續實施。

如今,Velotrade等數碼化平台已全面使用自動化技術,將申請融資相關的行政工作量降至最低。供應商和投資者只需透過Velotrade線上平台即可快速進行交易。

應用程式介面 (Application Programming Interface – API) 是連接銀行、會計師事務所和電商店家的數碼化媒介。

企業在選擇自動化服務時,同時代表需要信任你的服務提供商。據IBM的調查,在2020年,安全漏洞問題導致了不同公司共逾386萬美元的損失。

客戶服務與用戶體驗

現有客戶可以從手機或桌面用戶端登入網上平台,自助查閱交易狀態。

團隊可以按照客戶管理系統上的資料,及時跟進各類查詢,按個別情況作後續安排。

藉此,客戶管理系統有助提升用戶體驗及優化轉換率,對於繁忙的銷售團隊來說尤為重要。

合規程序及管控

部分信貸審批和合規程序仍然需要人手把關,配合定期檢查資料庫,以預防欺詐及遵從嚴格的金融法規要求,保障賣家和投資者。

同時,Velotrade使用光學字元辨識(Optical Character Recognition 、OCR)的技術來檢查發票的內容規格,將相關的人為判斷降至最低。

自動化與團隊管理

無容置疑,善用自動化技術可以成為業務發展的一大助力,尤其能改善產品性能及節省人力成本。

不過在為企業帶來巨大的效益之前,管理層需要克服不少潛在的團隊問題及挑戰。

數位化和自動化的技術日新月異,業務轉型的程度和速度也比想像高。

與此同時,管理團隊會面臨決策上的壓力,需要迅速分析相關情況,訂立合適的經營方針。比如說,近年來許多個人銷售業務都轉趨自助化,管理人員便須因時制宜,決定團隊日後的工作目標。

這些轉變不但對管理人員的分析力和決策力有所要求,同時亦需要公司團隊的支持和行動。

因為相關的方針很大程度上會影響員工及其工作文化,所以管理層在實施這些項目時,應謹慎地評估進度,並及時回應員工的意見回饋。

如何實行自動化流程

在引入自動化工具之前,主管應該先建立一個彈性和以人為本的工作環境,透過良好的溝通協助成員適應轉變帶來的衝擊。

這些方法有效幫助企業克服工作性質轉變的過渡期,令每位員工都充分了解新的流程和有關影響。

文章由Velotrade發佈——我們的貿易融資數碼平台讓企業可以與專業投資者配對及取得營運資金,為全球貿易活動進行融資。