Automation is the key to future business efficiency. Process and Automation are best fit

自动化提升经营效率的关键

文章分类:科技
文章日期:2021年11月17日

人工智能和自动化科技已是大势所趋,成为许多企业用来提高经营效率的方法。 要发挥流程自动化的最大优势,管理人员需要充分了解不同工具或服务的特性,谨慎挑选最适合企业经营模式的软件,并减少对团队的影响。

自动化管理流程

在某些工作范畴,自动化技术已相当成熟。 一个完善的通用软件能够基于公司的IT基础架构来运作,涵盖并优化不同的工作内容。

透过整合企业现行的IT系统与自动化软件,企业可以有效地简化工作流程,同时节省员工时间。

这些算法能够帮助员工快速地处理重复事项,从而减低人为错误,常见的软件类别包括:

  • 业务流程管理(Business Process Management、BPM)
  • 光学字符识别(Optical Character Recognition 、OCR)
  • 机器人流程自動化(Robotic process automation、RPA)

机器人流程自动化 (RPA) 已成功应用于金融领域的多项业务,包括:

  • 财务控制与报告
  • 现金支付
  • 一般会计
  • 客户关系管理

不少精通互联网的消费者已习惯在线上平台管理个人事务,因此企业可以结合数码化平台与自助服务,提升顾客服务的水平。 同时,自动化工具使企业能够更加善用资源,亦有利于提升公司的品牌价值。

以聊天机器人应对客户查询

聊天机器人 (又称智能客服 Chatbot AI) 能高效地处理大量的客户查询,并且无需占用员工宝贵的工作时间。

您可以理解这种自动化软件为基于人工智能运作的客户服务专员,同时具备定制选项,协助企业及时地同步应对各类查询。

这类型服务不仅容易负担,还更能为销售对象提供专业支持,有效管理客户的信息,提升公司的潜在销售额。 Intercom便是其中一款广泛使用的自动化客服软件。

自助服务渠道

自助服务渠道 (Self-Service Portals) 使得许多流程都可以在远程执行,如引导客户、管理交易、支持客户、查询数据库等。

顾客至上的经营观念尤为重要。企业透过建立线上的沟通渠道及接口,可以提供更多样化的远程服务,有效为双方节省时间,提高客户满意度,长远来说有助改善客户保留率。

另一边厢,员工的满意度亦同样不容忽视。 Appogeehr便是帮助公司管理人力资源的服务,可以统一处理位于世界各地的员工的事宜。

揉合团队经验和自动化的优点

尽管人工智能的应用越来越广泛,但部分财务管理的工作仍然需要一定程度上的人为判断,例子包括:

  • 审计
  • 风险管理
  • 财资管理
  • 财务规划和分析
  • 税务

今后,发展自动化工具及人工智能应用服务的企业将进一步踏足这些领域,而各行各业都更加需要经验丰富的管理人员来担当重要的决策角色。

自动化与繁复的日常操作

虽然自动化科技越渐成熟,但大多数基于人际互动的工作范畴都是更难于完全自动化的,举例来说:

  • 业务发展
  • 对外关系
  • 会计管理

尽管如此,自动化软件有效支持销售及营销团队的个别需求,企业可以针对指定的范畴,使用不同种类的应用程序。

例子:

客户关系管理系统 (Customer Relationship Management System) 能有效减省日常整理试算表的人力资源,更可妥善地集中保存客户记录。同时,与客户的沟通过程和业务进展变得一目了然,这确保销售团队可以按既定的详细计划与不同客户进行商谈。另外,销售、营销和行政部门可以同步从数据库中获取各项目的最新信息,从而显著改善客户管理的流程。

电邮营销软件可以帮助企业锁定目标客户群,配合客制化的邮件内容,更快速高效地将合适的信息传播至客户端。 透过如Mailchimp的自动化电邮营销软件,企业可以活用现有客户及潜在客户的资料库作推广之用。

营销自动化应用有助于细化营销策略,提高精准营销的效益。 另外,这些软件还可以帮助营销人员进行内容创作,改善市场划分,开发潜在客户及市场。

贸易融资:正值转型期的行业

全球贸易活动的融资额已高达每年15万亿美元,然而不少融资方在处理贸易融资的手续时,还是要求申请人递交传统的实体文件。

原因是在不少国家,重要文件如提货单和发票依然以打印本作准。 而当货物沿着供应链运输时,运输人员仍会交换相关货运文件的打印本。

不过,改变仅是转眼间的事,无纸化通关亦已在各地陆续实施。

如今,Velotrade等数字化平台已全面使用自动化技术,将申请融资相关的行政工作量降至最低。供应商和投资者只需通过Velotrade在线平台即可快速进行交易。

应用程序接口 (Application Programming Interface – API) 是连接银行、会计师事务所和电商店家的数字化媒介。企业在选择自动化服务时,同时代表需要信任你的服务提供商。 据IBM的调查,在2020年,安全漏洞问题导致了不同公司共逾386万美元的损失。

客户服务与用户体验

现有客户可以从手机或桌面客户端登录网上平台,自助查阅交易状态。团队可以按照客户管理系统上的资料,及时跟进各类查询,按个别情况作后续安排。藉此,客户管理系统有助提升用户体验及优化转换率,对于繁忙的销售团队来说尤为重要。

合规程序及管控

部分信贷审批和合规程序仍然需要人手把关,配合定期检查数据库,以预防欺诈及遵从严格的金融法规要求,保障卖家和投资者。同时,Velotrade使用光学字符识别(Optical Character Recognition 、OCR)的技术来检查发票的内容规格,将相关的人为判断降至最低。

自动化与团队管理

无容置疑,善用自动化技术可以成为业务发展的一大助力,尤其能改善产品性能及节省人力成本。

不过在为企业带来巨大的效益之前,管理层需要克服不少潜在的团队问题及挑战。

数字化和自动化的技术日新月异,业务转型的程度和速度也比想象高。与此同时,管理团队会面临决策上的压力,需要迅速分析相关情况,订立合适的经营方针。 比如说,近年来许多个人销售业务都转趋自助化,管理人员便须因时制宜,决定团队日后的工作目标。

这些转变不但对管理人员的分析力和决策力有所要求,同时亦需要公司团队的支持和行动。因为相关的方针很大程度上会影响员工及其工作文化,所以管理层在实施这些项目时,应谨慎地评估进度,并及时回应员工的意见回馈。

如何实行自动化流程

在引入自动化工具之前,主管应该先建立一个弹性和以人为本的工作环境,通过良好的沟通协助成员适应转变带来的冲击。

这些方法有效帮助企业克服工作性质转变的过渡期,令每位员工都充分了解新的流程和有关影响。

文章由Velotrade发布——我们的数字化贸易融资平台服务于各类企业客户,让企业可以取得运营资金,为全球贸易活动进行融资。