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面对延期付款的八种方法

大家知道, “现金流量紧缺”能扼杀任何一家企业,就连最强公司也不例外。既然如此,中小企业(SMEs)为了避免倒闭而需要了解哪些“状况”会致使公司不得不花自己的备用金,其中包括“延期付款”问题。

通常来说,SMEs和新开公司因其不具备大量的备用金可以起缓冲作用的,所以它们对延期付款比较敏感。

说到延期付款的平均发生率,2008年时亚太地区B2B(企业与企业之间)延期付款已达87.9%,2017年该频率则降低了1.3%。情况虽然有些好转,但根据邓白氏资信报告,这样的频率任然算高。实际上,以上数据也无法准确描述由延期付款所造成的人力资源、经济等方面的成本究竟到什么程度。

按照特许公认会计师公会(ACCA),当中小企业遇到客户延期付款时,一般情况下它们是无法在劳动力上投入更多的资金。另外,一项关于中小企业的跨国调查表明,延期付款造成一连串的不良现象,包括致使公司采取减少员工薪水、减少未来投资额、避免发放奖金等手段。

最后,虽然买家在购买产品和服务时有义务支付相关费用,但卖方也不妨考虑以下如何加快客户的付款进度。因此,我们向您推荐以下措施。

 

1. 具备定期更新、详细精确的客户信息库

第一,公司客户信息库应包含“付款条款”、“信用额度”、“折扣”等信息,以便快速查看客户已购买的服务、产品等项目以及客户允许“赊购”(以延期付款条件购买)的产品总数。

第二,公司客户信息库需要载明付款条款。比如,“签合同时付50%货款,交货后再付另一半”。除此之外,为了确认哪些客户偏向准时付款、哪些客户偏向延期付款(并延期多少天),公司客户信息库也应该显示每位客户的支付记录。

第三,确保买家的地址、等信息均详细准确、定期更新。比如,客户公司里负责接收发票、安排付款等任务的工作人员,他个人信息需要一向准确、更新。如果他信息有错误,付款过程则可能会受到影响,并产生延期付款。

以上措施(确认公司地址是否更新、发票接收方姓名是否准确等)也许看起来微不足道,但其实一切的付出都是值得的。 毕竟,ACCA 已说明,每日工作上犯的“小”错误等其他管理不到位的行为最容易引起延期付款。

 

2.开具电子发票

一项在亚太地区进行关于延期付款的调查当中,68.2%的对象表示:“电子发票能够加快付款进度”。

首先,电子发票不需要输入信息,可以减少工作人员的失误。而且,电子发票可以自动跟踪,因为相关人员工作时间的5%到10%都花在催客户支付货款上(即每年约花20天时间),所以这样的优势不小。

其二,价格合理的电子发票软件和解决方案会越来越多,自动化开票也就比以前更加便利。

接下来,如果您从未接触过自动化开票,您则可以检查贵公司正在使用的会计软件是否支持自动开票功能,这样不用花费时间找新的软件,或者您可以检查您的软件是否可以与其他提供自动开票的应用程序结合使用。

另外一个重要方面就是,使用基于云端的电子发票解决方案。

首先,之所以这么建议,是因为基于云端的电子发票解决方案允许使用者在任何设备上对发票进行编辑和更新。除此之外,通常可以将其与第三方应用程序结合使用。

最后,通过使用这一类工具,您可以收到您公司银行账户的实时更新,这意味着您随时随地了解到您的财务状况。

 

3.制定工作流程

开具发票和催收货款两个操作都需要制定工作流程。

首先,公司在运营中一定需要对以下问题给出答案:

  • 在发送发票后要等多少天才需要开始跟进?
  • 通过什么方式(例如:电子邮件、短信、电话、等)跟进?
  • 当付款延期已超过30天、60天,该如何行动?
  • 谁应当负责跟进?还有,邮件要抄送给谁?

显然,公司每个月面对上述情况,而且答案不能乱猜。因此,建议您跟销售人员和会计团队进行讨论,再制定相应的工作流程。这种措施,不仅有助于提高催款速度,也有利于客户与您之间的关系

 

4. 使用发票贴现和贸易信用保险

通过发票贴现(invoice discounting),您不仅获得融资款、改善您的短期流动性,还可以享用贸易信用保险。

当然,在客户违约情况下,贸易保险非常有用。不过贸易保险的作用不仅于此。

实际上,当客户意延期兑付发票时,保险有助于加快付款进度。

通常来说,供应商和债务人双方之间存在“议价能力不对称”(asymmetry of bargaining power)一现象,尤其是在债务人规模庞大、供应商与债务人没有密切的合作关系的情况下。

接下来,在发生付款延期时,如果通知贸易保险公司的话,债务人将被举报,导致传统金融机构会降低它的信用评级。因此,考为了避免被举报的后果,债务人就会加快付款速度。

 

5.制定客户信用审核标准

若您公司尚未拟定具体的、书面的客户信用审核流程,则建议您立即采取行动。

首先,您需要制定对客户信用的合格标准及审核程序。因此,您要确定在哪些情况需要对新的客户进行审核。例如,因为您客户打算定期购买大量产品,或者您的公司规模较小、刚刚起步,所以您公司销售部希望可以无条件接受新的客户。连在这种情况,您也应该先了解客户的支付情况,再决定是否接受。

其二,客户信用审核流程应当规定审批时间。其实,通过此方法,您一边不影响销售进度,一边可以让潜在客户预计审核结果的公布时间。

 

6. 创立应收账款账龄分析报告

首先,有的软件需要您自己去创立应收账款账龄分析报告(accounts receivable ageing report),有的则不需要,看您使用哪一种会计软件。

其次,账龄分析报告包括‘客户名称及相应的应收账款金额”、“延期付款时间”两项内容。另外,假如您开具贷记单(credit note)给某些客户,该报告则会显示哪些贷记单尚未使用。

其三,天数范围是账龄分析报告的关键方面,您可以把它定为30天(如图所示)或不同天数。

其四,在使用应收账款账龄分析报告一段时间之后,它就会反映出您的催款措施是否有效,亦会帮助您发现潜在坏账。

最后,如果您打算以发票融资模式申请贷款,您可以使用此报告向融资公司展示您客户的应付金额,并确定哪些发票可以安全地兑换成现金。

 

7. 制定客户付款计划

当买家延期付款的时候,卖方很容易对它产生怀疑。不过,买家可能遇到了现金流问题才无法按期付款。比如,买家的客户尚未付款,买家现金流就出问题。在这种情况下,因买家资金流受到阻碍,导致它对自己的供应商产生多米诺骨牌效应(Domino Effect)。

其实,在亚太地区B2B交易当中,款项无法收回的主要原因是破产。尤其是在商业服务、建筑、耐用消费品、电子5个行业里这种现象最明显。

再说,当您发现客户延期付款超过30或60天,或者客户每次延期付款的时候,建议您首先找出问题所在。也许,客户延期付款是管理瓶颈、人手不足等现象所引起的,也可能是客户正在面临严重的现金流问题所造成的。

接下来,在客户遇到现金流问题的情况下,您可以通过提出一项付款计划来帮助客户,包括延长付款期限。不过,最重要的是双方诚信沟通、保持良好关系。

 

保持警惕

如果说经济波动和政治不确定性可以使各行各业崩溃,那么延期付款则会扼杀企业,尤其是中小型企业。

然而,普遍认为中小企业(SMEs)对亚洲经济至关重要,并需要蓬勃发展。以香港的情况为例,SMEs占总业务量的98.3%,雇用劳动力总数的45%。

接下来,对SMEs来说,“现金流“是其生命力所在。因此,作为中小企业的您应该保护好现金流,积极主动保持其流动性,避免堵塞和泄漏。

总的来说,加快延期付款是实现以上目标的主要方法之一,赋予贵公司“财务健康”。

作者: Velotrade Research

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